اصلاح ساختار اداری و اتوماسیون اداری و بایگانی الکترونیک شهرداري ماهدشت

 

در این طرح پایان کار- صدور عدم خلاف-پاسخ استعلامات-بایگانی الکترونیک و گواهی ها به صورت رایانه ای ادر می شود.

به منظور خدمات دهی و تسهیل در امور مراجعین و شهروندان،شهرداری اقدامات ذیل را انجام داده است:

 

اصلاح ساختار اداری شهرداری

راه اندازی اتوماسیون شهرسازی و بایگانی الکترونیک در شهرداری ماهدشت

اتوماسیون ادرای به منظور ارائه خدمات مطلوب و مطابق با معیارهای شهرسازی موجود و در راستای اجرای شهر الکترونیک در شهرداری ماهدشت راه اندازی شد که هدف از آن ،حذف کاغذ و گردش کاغذی مکاتبات،صرفه جویی در زمان،افزایش دقت و در عملیاتي امکان جستجو و رهگیری سریع و آسان از جمله مزایای این برنامه می باشد.

راه اندزی اتوماسیون اداری در راستای ایجاد دولت الکترونیک با پیگیری مدیریت شهری در دستور کار شهردرای قرار گرفت و تیم کارشناسی مجرب جهت طرح مطالعاتی انتخاب و امکانات لازم در اختیار آنان گذاشته شد.

این تیم میزان توان و بستر لازم برای ایجاد اتوماسیون اداری را برآورده نموده و طرح آن را به شرکت مجری طرح ارائه نمودند .که پس از بررسی ها و اخذ مجوزهای لازم این طرح از اوائل سال سال جاری در شهردرای در حال اجرا می باشد.

همانطور که استحصار دارید شهرداری ماهدشت در آینده نزدیک،کار خدمات رسانی به حدود 120000نفر از هموطنان را به عهده خواهد داشت و از طرفی پیشرفت فناوری و حرکت دنیای عظیم رایانه با سرعت غیر قابل تصور آن از یک سو و توقعات و نیازهای روز افزون مشتریان و ارباب در محیط های اداری از سوی دیگر،ادارات و سازمان ها رامجبور به استفاده از روشهای سریع تر و ساده تری برای انجام عملیات روزمره کرده است.

این امر در کشور ما مکاتبات داخل ادارات و سازمانها را مجبور به استفاده از روشهای سریع تر و ساده تری برای انجام عملیات روزمره کرده است.

این امر در کشور ما نمود خود را مکاتبات داخل ادارات و مکاتبات بین ادارات بیشتر نشان  میدهد  هرچند در حالت ایده آل می توان امیدوار به مکانیزه کردن فرایندهای انجام امور در داخل و بین ادارات و سازمانهای کشور بود اما به نظر میرسد،این امر نیازمند رسیدن به حدی از بلوغ در همه ارگانهاست که در حال حاضر فاقد ان هستیم،به همین منظور به برخی از دلایل مکانیزه  کردن مکاتبات اداری در سازمانها و ادارات رابه طور فهرست وار به آن اشاره می کنیم:

1-نگهداری و انجام سیستم دستی نیازمند نیروی انسانی زیادی است و کنترل ،دقت  و سرعت و نظارت بر نیروی انسانی زیاد،مستلزم سیستمی دیگر و نیروی انسانی دیگر است.

2-مراحل مختلف ورود نامه،ثبت،ارجاع و جابه جایی نامه ها بین واحدهای مختلف تا رسیدن به دست کارشناس ذی ربط وبر عکس،تهیه پیش نویس پاسخ نامه توسط کارشناس،حروف چینی،انجام اصلاحات توسط مدیران درهر مرحله و ردر نهایت امضاء،ثبت و خروج نامه،مراحلی زمان بر و مستلزم ثبت چندباره یک نامه در قسمت های مختلف و در نتیجه بکارگیری نیروی انسانی زیاد برای حفظ کارآیی آن است.

3- امکان مفقد شدن عمدی و سهوی اسناد،نامه ها و پرونده ها و جود دارد به ویژه در زمان جابجاییهای سازمانی و زمان تغییرات ساختاری یا تغییر محل یک واحد،اداره یا سازمان از مکانی به مکان دیگر.

4- استهلاک اسناد براثر مرور زمان و شرایط محیط و جوی

5-احتمال از بین رفتن اسناد در حوادث غیر مترقبه از قبیل آتش سوزی، زلزله و ...

6- اختصاص فضای زیاد برای  نگه داری لاشه فیزیکی مکاتبات و پرونده ها

7- طولانی تر شدن فرآیند جستجوی نامه در خیل عظیمی از بایگانی ها(وقت و نیروی انسانی)

8- هزینه نیروی انسانی برای نگه داری و دسترسی به اسناد و مدارک موجود

9- هزینه زیاد خرید کاغذ،انواع دستگاه تکثیر و نگهداری آنها

10-امکان جعل و سوء استفاده از مکاتبات اداری و احتمال اندک کشف آنها(این امر موجب تحمیل هزینه زیادی به نظام اداری کشور شده است تا در موارد ضروری با انجام اقدانپمهای تکیملی نسبت به اصالت نامه اطمینان حاصل شود)

11- عدم امکان برنامه ریزی بر مبنا حجم و میزان فعالیت و مکاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتکا.

12-عدم امکان گزارش گیری  از فعالیت های زیر مجموعه به صورت سیستمی و نیز عدم امکان کنترل صحت .

آمار و گزارشهای واحدهای مختلف در مورد انجام فعالیت ها:

در مقابل مزایای که برای مکانیزه کردن مکاتبات اداری ذکر می شود عبارتند از:

1-      امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان توسط مدیران و حتی کارشناسان

2-      کاهش فعالیت های موازی مانند تکثیر به مورد مکاتبات ثبت و نگهداری سوابق در چندین محل

3-      نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر،ایمنی بالاتر

4-      مراجعه آسان به مکاتبات در هر زمان و بدون نیاز به حضورمسئول دبیرخانه یا بایگانی یا دفتر

5-بزرگترین مزیت اجرای اتوماسیون در بعد اداری و شهرسازی و بایگانی الکترونیک جلوگیری از جعل و دستکاری و تقلب در امور مختلف صدور پروانه ،عدم خلاف یا پایان کار و سایر گواهی های مورد نیازمردم می باشد.

نوشتن دیدگاه

با انتقادات و پیشنهادات سازنده خود ما برای رسیدن به اهداف خود در امر خدمت صادقانه به مردم یاری کنید.
با تشکر - علیرضا قربانی


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید